初心者向けGoogle ドライブのシーン別
おすすめの使い方を解説
私たちの日常の作業やプロジェクト、趣味や学習活動を効率的に進めるためのツールとして、Google ドライブが世界中で広く使われています。このツールの特長は、使いやすさ、クラウド上でのファイルの保存、共有、編集という機能にあります。
初めてGoogle ドライブを使用するという方にとって、多機能であるがゆえの戸惑いや使い方の迷いもあるかと思います。
そこで、この記事では、Google ドライブ初心者を対象に、実際のシーンに合わせた使い方を解説します。プレゼンテーションの資料を共有したい時、旅行のスケジュールを家族と共有したい時、大切なデータをバックアップしたい時など、日常のさまざまなシーンでGoogle ドライブを最大限に活用するヒントをお伝えします。
1.Google ドライブのメリットとは？
Google ドライブは、クラウドベースのストレージサービスであり、日常の作業を効率的にするための多くのメリットがあります。以下に、その主なメリットを初心者の方にもわかりやすいように、具体的な使用シーンとともに紹介します。
利便性
Google ドライブは、いつでもどこでもアクセスが可能なクラウドストレージサービスです。例えば、旅行先で美しい景色を撮影したものの、スマホの容量が心配になった場合、ドライブに写真や動画を保存すれば容量を気にせずに撮影を続けることができます。また、家のPCや他のデバイスからも、その写真や動画を閲覧・編集することが可能です。
ファイルの整理
大量のファイルやドキュメントを効率的に整理することが可能です。例えば、家族旅行の写真、仕事のドキュメント、学校のレポートなど、それぞれのカテゴリごとにフォルダを作成して整理することができます。そのため、後から探す際の手間を大幅に削減することができます。
ファイルの共有
Google ドライブでは、作成したドキュメントや写真を簡単に他者と共有することができます。例えば、チームでのプロジェクトにおいて、関連する資料をメンバー全員と共有する際、共有リンクをメールやチャットで送信することで、メンバーは即座に資料を閲覧・編集できるようになります。
編集機能
ドライブ内のドキュメントやスライドなどは、オンライン上で直接編集することができます。例えば、ビジネスのプレゼンテーションを準備している際、同僚との意見交換をしながらドライブ上でスライドを編集し、常に最新版を共有しながら作業を進めることができます。
バックアップと自動保存
作成中のドキュメントを自動的に保存してくれる機能があります。これにより、大切なレポートを書いている最中にコンピュータが突然落ちても、ドライブ上には自動保存された最新の状態が残ります。
復元機能
誤って重要なファイルを削除してしまった場合や過去のバージョンに戻したい場合でも、ドライブの復元機能を使用することで、容易にファイルを元の状態に戻すことができます。そのため、手違いでデータを失ってしまったというリスクを大幅に軽減することができます。
セキュリティー重視
ドライブでは、ファイルの安全性を保つための様々なセキュリティオプションを提供しています。例えば、機密情報を含むビジネス文書をドライブに保存する際、2段階認証や特定のユーザーのみに閲覧を許可する設定を行うことで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減することができます。
複数の人が同時にドキュメントを編集できる
複数のユーザーが同時に一つのドキュメントを編集することができるため、オンラインでのミーティングやワークショップなど、多くの人々が参加する場面での議事録やアイディアの共有がスムーズに行うことができ、効率良くコミュニケーションをとることができます。
2.Google ドライブのデメリットとは？
Google ドライブは非常に便利で多くの機能を提供していますが、初心者が使用する際に知っておくべきデメリットや注意点も存在します。以下にその主なポイントを挙げていきますので、これらを頭の片隅に入れてGoogle ドライブを安全に活用してください。
容量制限
Google ドライブは無料プランで15GBのストレージ容量を提供していますが、この容量にはGmailやGoogle Photosも含まれます。大量のデータを保存すると、すぐに容量がいっぱいになり、追加の容量を購入する必要が出てきます。
オフラインアクセスの制約
Google ドライブはオフラインでの利用も可能ですが、オンラインでの利用を前提としているため、事前にオフラインアクセスの設定を行う必要があります。
共有設定の誤操作
ファイルやフォルダを共有する際に設定を間違えると、第三者に意図しないアクセスを許可してしまう可能性があります。共有リンクとアクセス権限の設定に十分な注意が必要です。
データのプライバシー
Googleのサービスを使用することで、ユーザーのデータがGoogleにアクセスされるリスクがあります。ビジネスやプライベートでの重要な情報を保存する場合は、これを意識した上で利用することが必要です。
複数の編集によるデータの混乱
複数の人が同時にドキュメントを編集できる機能は便利ですが、適切なコミュニケーションが取れていないと、情報が矛盾したり、予期しない変更が行われることもあります。
バージョンアップに伴う変更
Googleは定期的にサービスのアップデートを行います。これにより、機能やインターフェースが変わることがあり、初心者の方には混乱を引き起こす可能性があります。
3.Google driveの共有方法
Google ドライブでのファイルやフォルダの共有と権限の設定手順を解説します。以下の手順で、Google ドライブ上でのファイルやフォルダの共有と権限の管理が行えます。
1. ドライブ内のファイルを直接共有する
- 共有したいファイルを選び、「共有」 または共有アイコン Share を選びます
- 共有する相手のメールアドレスや Google グループを入力します。
- 共有相手に付与するアクセス権を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」または 「編集者」から選びます。
- 資格を持つアカウントの場合、共有の有効期間を設定することも可能です。
- 通知の送信を選択します。通知をオンにすると指定したメールアドレスに通知が届きますが、オフにすると通知は送られません。
- 「送信」または 「共有」を選択して完了します。
手順
2. ドライブ内のファイルへのリンクを共有する
- 共有するファイルを選び、[共有] または共有アイコン Share を選択します。
- 「一般的なアクセス」の箇所で下向き矢印をクリックします。
- リンクを持っているすべてのユーザーにアクセスを許可するか、特定のアクセス許可を持つユーザーだけに限定するかを選びます。
- 共有相手に付与するアクセス権を「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」から選びます。
- 「リンクをコピー」をクリックして「完了」をクリック。
- コピーしたリンクを共有したいユーザーにメールやチャット等に貼り付けて送ることで、リンクを共有することができます。
手順
誰とどのように共有できるのか
Google ドライブでは、指定したメールアドレスのユーザーと直接共有することができます。また、「リンクで共有」の機能を使用して、リンクを知っている全てのユーザーと共有することも可能です。
権限について
Google ドライブの共有機能には、3種類の権限が存在します。Google ドライブの共有機能は非常に強力であり、適切な権限設定を行うことで安全に情報を共有することができます。特に重要なファイルを共有する際には、権限の設定に注意を払いましょう。
- 閲覧のみ：
- ファイルを閲覧することのみ可能。編集や削除はできません。
- コメントのみ：
- ファイルの閲覧とコメントの追加が可能。直接の編集はできません。
- 編集可能：
- ファイルの閲覧、編集、コメントの追加、削除が可能。
4.シーン別おすすめの使い方
Google ドライブはその利便性から多くのシーンで使用されます。初心者の方でも、シーンに合わせた使い方や設定方法を知っておくことで、安全にドライブを活用することができます。
1. 重要なプレゼン資料の共有
- シーン：
- 会社の新プロジェクトに関する重要なプレゼンテーションを作成し、限られたメンバーのみに共有したい場合。
おすすめ設定方法
- 「共有」をクリックし、「特定のユーザーのみ」という設定を選択する。
- メールアドレスを入力して共有する相手を指定します。
- それぞれの相手の権限（閲覧のみ、編集可）を選択する。
- 補足：
- この設定であれば、指定したメンバー以外はプレゼン資料を見ることができません。
2. 会社のイベントの写真共有
- シーン：
- 会社のイベントで撮影した写真を、社員全員に共有したいが外部の人には見せたくない場合。
おすすめ設定方法
- 「共有」をクリックし、「リンクを知っている全員に開放」という設定を選択する。
- そのリンクを会社の内部チャットやメールで共有する。
- 補足：
- 外部には公開されませんが、リンクを知っている人は誰でもアクセスできるため、外部にリンクを共有しないように注意することが必要です。
3. 友人や家族との旅行計画の共同編集
- シーン：
- 友人や家族との旅行計画を共同で作成・編集したい場合。
おすすめ設定方法
- ドキュメントを作成し、「共有」をクリックする。
- 「リンクを知っている全員に開放」を選択し、編集権限を許可する。
- そのリンクを友人や家族と共有します。
- 補足：
- リンクを知っている人なら誰でも編集可能なため、外部には絶対にリンクを共有しないようにしましょう。
これらの設定を活用することで、シーンに応じて適切なセキュリティを確保しつつ、Google ドライブの機能を活用することができます。初心者の方もこれを基に、自身のニーズに合わせてドライブを使用してみてください。
5.外部に漏れたら困る情報にはセキュリティーの高い設定を
例えば、個人情報、顧客リスト、会社の機密情報など、外部に漏洩するとトラブルの原因となる情報の場合は、セキュリティ設定を強化することが不可欠です。以下の方法を活用することで、シーンごとに適切なセキュリティ設定を行い、Google ドライブを安心して使用することができます。初心者の方も、これらの設定を参考にしながら、効率的にドライブを活用してみてください。
- 2段階認証の設定
Googleドライブに登録しているGoogleアカウントの2段階認証を設定することで、Googleアカウントにログインする際にパスワードと携帯端末に送られるセキュリティコードの入力が必要になります。 - あらかじめパスワードを設定したアイテムを共有
Googleドライブでパスワードを設定することはできませんが、あらかじめパスワードを設定したアイテムを共有することは可能です。ファイルを暗号化する「Boxcryptor」というソフトなど、無料アプリやソフトを使って、共有前にパスワード設定をしたり暗号化したりするようにします。 - 期限付き共有
共有リンクに有効期限を設定することで、一定の期間経過後はアクセスできなくなります。 - 通知設定
ファイルが開かれたり編集された際に、通知を受け取ることで不正なアクセスを即時に察知することができます。 - 限定公開
共有範囲を「限定公開」にしてユーザーを指定して共有します。 - 公衆Wi-Fiに接続しない
情報を盗み取られることを考慮し、基本的には使用しないようにしたほうが安心です。
6.万が一見られても問題ないときの簡単な設定方法も
全体的な企画のアイディアや一般的な情報など、外部に知られても問題ない情報の場合、簡単な設定で共有することも有効です。特にグループでのブレインストーミングや意見交換の場面などで役立ちます。簡単な設定での共有を活用して、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。
- リンクを知っている全員に共有
「リンクを知っている全員に開放」という設定を選ぶことで、特定のユーザーを指定せずに手軽に情報を共有することができます。 - コメントのみ可能に設定
情報の閲覧は許可しつつ、編集は不可とすることで、意見やフィードバックを受け取ることができます。 - 編集履歴の活用
Google ドライブのドキュメントには編集履歴が残るので、何か誤って変更された場合でも復元することができるため、編集履歴を活用することができます。
7.まとめ
Googleドライブは多機能なため、さまざまなシーンでの作業効率向上をサポートしてくれる信頼性の高いツールです。特にファイルの整理や共有、編集、バックアップなどの基本的な機能をマスターすることで、業務やプライベートのファイル管理が格段に楽になります。初心者の方も今回学んだポイントを活用し、日常のタスクやプロジェクトをもっと効率的に行えるようにGoogle ドライブを取り入れてみてください。ただし、ファイルを共有する際は十分注意するようにしましょう。
今後も新しい機能やアップデートが追加されていくことでしょう。常に新しい情報をキャッチアップして、さらに便利にGoogle ドライブを活用できるようにしていきましょう。
ご相談・お見積り・ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
